Der erste Schritt: Wie Sie in 60 Minuten herausfinden, wo KI in Ihrem Büro den größten Hebel hat
Die meisten Makler und Baufinanzierungsberater, die sich mit KI beschäftigen wollen, starten an der falschen Stelle. Sie laden ChatGPT herunter, probieren ein paar Sachen aus, sind halbwegs beeindruckt, und machen dann weiter wie bisher. Nicht weil die Technik nicht funktioniert, sondern weil sie nicht wissen, wo sie im eigenen Alltag den größten Unterschied machen würde.
Der eigentliche erste Schritt ist kein Tool. Es ist eine ehrliche Bestandsaufnahme des eigenen Büros. Und die dauert genau 60 Minuten.
Warum die meisten am falschen Punkt anfangen
Der typische Einstieg in KI sieht so aus: Jemand liest einen Artikel, sieht ein Video oder hört von einem Kollegen, der jetzt „alles mit KI macht". Dann wird ein Tool ausprobiert, meistens für Texte, weil das am naheliegendsten ist. Das Ergebnis ist okay, aber nicht überzeugend. Und dann passiert nichts mehr.
Das Problem ist nicht die Technik. Das Problem ist die Reihenfolge. Wer ein Tool ausprobiert, ohne vorher zu wissen, welches Problem er damit lösen will, wird immer enttäuscht sein. Das ist wie ein Werkzeug zu kaufen, ohne zu wissen, was repariert werden muss.
Der bessere Weg: Erst schauen, wo die Zeit wirklich verloren geht. Dann das passende Werkzeug suchen. Klingt offensichtlich, wird aber fast nie gemacht.
Die 60-Minuten-Methode: Selbstanalyse in vier Schritten
Alles, was Sie brauchen, ist ein Blatt Papier, ein Stift und eine Stunde ungestörte Zeit. Kein Tool, kein Abo, kein technisches Vorwissen. Nur Ehrlichkeit gegenüber dem eigenen Arbeitsalltag.
Schritt 1: Alle wiederkehrenden Aufgaben auflisten (15 Minuten)
Schreiben Sie alles auf, was Sie in einer typischen Arbeitswoche regelmäßig tun. Nicht die großen Projekte, sondern die kleinen, wiederkehrenden Dinge. Die Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen und die Sie im Halbschlaf erledigen könnten.
Typische Beispiele aus Maklerbüros:
Anfragen von Immobilienportalen beantworten
Exposé-Texte schreiben oder anpassen
Besichtigungstermine koordinieren
Follow-up-E-Mails nach Besichtigungen schreiben
Objektfotos sortieren und hochladen
Marktdaten für Eigentümer-Akquise recherchieren
Unterlagen von Kunden einfordern und prüfen
Rückrufe und Telefonate dokumentieren
Typische Beispiele aus der Baufinanzierung:
Unterlagen-Checklisten an Kunden senden
Vergleichsrechnungen erstellen
Nachfass-E-Mails nach dem Erstgespräch
Fördermittel-Möglichkeiten prüfen
Gesprächsprotokolle anfertigen
Anträge vorbereiten und Dokumente zusammenstellen
Bestandskunden zu Prolongationen kontaktieren
Schreiben Sie einfach alles auf, was Ihnen einfällt. Sortieren oder bewerten Sie noch nichts. Ziel sind mindestens 10, besser 15 bis 20 Aufgaben.
Schritt 2: Zeitaufwand pro Aufgabe schätzen (10 Minuten)
Gehen Sie Ihre Liste durch und schreiben Sie hinter jede Aufgabe zwei Zahlen:
Wie lange dauert die Aufgabe pro Einzelfall? (z. B. „eine Portalanfrage beantworten: 5 Minuten")
Wie oft pro Woche? (z. B. „15 Mal")
Daraus ergibt sich der Wochenaufwand. Im Beispiel: 5 Minuten × 15 = 75 Minuten pro Woche, nur für Portalanfragen.
Seien Sie ehrlich. Die meisten Makler und Berater unterschätzen, wie viel Zeit die kleinen Aufgaben in Summe kosten. In meinen Beratungen liegt der typische Verwaltungsaufwand bei 10 bis 20 Stunden pro Woche. Das ist ein Drittel bis die Hälfte der gesamten Arbeitszeit.
Schritt 3: Aufgaben nach Automatisierungspotenzial sortieren (20 Minuten)
Jetzt wird es interessant. Gehen Sie Ihre Liste noch einmal durch und stellen Sie sich bei jeder Aufgabe drei Fragen:
Ist die Aufgabe textbasiert? Wenn ja, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass KI helfen kann. Texte schreiben, E-Mails formulieren, Zusammenfassungen erstellen, das ist genau das, was aktuelle KI-Tools gut können.
Folgt die Aufgabe einem festen Muster? Wenn Sie eine Aufgabe immer nach dem gleichen Schema erledigen, lässt sie sich wahrscheinlich automatisieren. Standardantworten, Checklisten, Vorlagen, alles, was einem Muster folgt, ist ein Kandidat.
Braucht die Aufgabe Ihr persönliches Urteil? Wenn ja, dann ist sie vermutlich nicht vollständig automatisierbar. Aber auch hier gibt es Abstufungen. Eine Finanzierungsempfehlung erfordert Ihr Urteil, aber die Datenaufbereitung davor nicht.
Markieren Sie jede Aufgabe mit einer einfachen Bewertung:
A = hoher Zeitaufwand, hohes Automatisierungspotenzial
B = mittlerer Aufwand oder mittleres Potenzial
C = niedriger Aufwand oder kaum automatisierbar
Schritt 4: Top-3-Kandidaten identifizieren (15 Minuten)
Schauen Sie sich Ihre A-Aufgaben an. Welche drei springen Ihnen sofort ins Auge? Welche drei würden den größten Unterschied machen, wenn sie plötzlich nur noch halb so lang dauern würden?
Das sind Ihre Startpunkte. Nicht zehn Baustellen gleichzeitig, nicht ein kompletter Umbau, drei konkrete Aufgaben, bei denen sich der Einsatz von KI am schnellsten bemerkbar macht.
Schreiben Sie für jede dieser drei Aufgaben auf:
Was genau passiert heute? (Der aktuelle Ablauf)
Was stört daran am meisten? (Der Schmerzpunkt)
Was wäre das ideale Ergebnis? (Der Zielzustand)
Damit haben Sie nach 60 Minuten etwas, das die wenigsten Büros haben: einen klaren, priorisierten Fahrplan für den KI-Einstieg.
Was dabei typischerweise herauskommt
In meinen bisherigen Beratungen sind die drei häufigsten „A-Aufgaben" bei Maklern:
Erstantworten auf Portalanfragen: hoher Zeitaufwand, stark standardisierbar, sofortiger Effekt auf die Reaktionsgeschwindigkeit.
Exposé-Erstellung: zeitaufwändig, folgt einem klaren Muster, lässt sich mit dem richtigen Setup auf einen Bruchteil der Zeit reduzieren.
Follow-up-Kommunikation: wird oft vergessen oder aufgeschoben, lässt sich zuverlässig automatisieren.
Bei Baufinanzierungsberatern sieht es leicht anders aus:
Unterlagen-Management: Checklisten erstellen, fehlende Dokumente nachfordern, Vollständigkeit prüfen.
Vergleichsrechnungen aufbereiten: Zahlen zusammenstellen, Varianten darstellen, kundenfreundlich formatieren.
Nachfass-Kommunikation: nach dem Erstgespräch, nach Angebotsversand, bei ausstehenden Unterlagen.
Das sind keine Überraschungen. Aber genau das ist der Punkt: Die größten Hebel sind selten überraschend. Sie sind offensichtlich, wenn man sich einmal die Zeit nimmt, hinzuschauen.
Was danach kommt
Nach diesen 60 Minuten haben Sie Klarheit. Sie wissen, wo Ihre Zeit hingeht. Sie wissen, welche Aufgaben Kandidaten für KI-Unterstützung sind. Und Sie haben drei konkrete Startpunkte.
Der nächste Schritt ist, für diese drei Aufgaben die passende Lösung zu finden. Das kann ein einzelnes Tool sein, eine Kombination aus mehreren Werkzeugen oder ein automatisierter Workflow, der mehrere Schritte verbindet.
An dieser Stelle wird es individuell. Was für ein Einzelmakler in München funktioniert, passt nicht unbedingt für ein Finanzierungsbüro mit fünf Beratern. Die richtige Lösung hängt von Ihren bestehenden Systemen ab, von Ihrem Arbeitsablauf und von der Frage, wie viel Sie selbst umsetzen wollen.
Fazit
Sie brauchen keine technischen Vorkenntnisse, um mit KI anzufangen. Sie brauchen keine teure Software und kein IT-Team. Was Sie brauchen, ist eine Stunde Zeit und die Bereitschaft, Ihren eigenen Arbeitsalltag ehrlich zu analysieren.
Die 60-Minuten-Methode ist kein Zauberwerk. Sie ist gesunder Menschenverstand, auf ein Blatt Papier gebracht. Aber sie ist der Unterschied zwischen „ich probiere mal irgendwas aus" und „ich weiß genau, wo ich ansetze".
Und dieser Unterschied entscheidet darüber, ob KI in Ihrem Büro ein kurzes Experiment bleibt, oder eine echte Verbesserung wird.
Ich berate Immobilienmakler und Baufinanzierungsberater im Raum München zum Einsatz von KI. In einem kostenlosen Erstgespräch zeige ich, wo in Ihrem Büro das größte Potenzial liegt.
